Recomendaciones para elaboración de documentos digitales accesibles
Recomendaciones básicas para documentos de texto en formato ODT DOCX
Recomendaciones básicas para documentos de texto en formato PDF
Exportación o guardado de documentos en formato PDF
Recursos para evaluar la accesibilidad de los documentos de texto
Evaluar la accesibilidad de documentos en formatos ODT y DOCX
Evaluar la accesibilidad de documentos en formato PDF
Introducción
En este documento se proponen algunas recomendaciones y recursos para la redacción de documentos digitales de texto accesibles.
Las recomendaciones y recursos son generales, básicos y orientativos para los documentos digitales de texto en formatos ODT, DOCX y PDF. Se han seleccionado estos formatos por ser los más comunes.
Gran parte de las recomendaciones de este documento se basan en las Accesibilidad para el Contenido Web 2 0” (WCAG 2.0) de la W3C. De ningún modo se considera el texto de este documento como aplicable a todos los documentos ni versiones de procesadores de texto.
Este es un documento propuesto por la Oficina Nacional de Tecnologías de Información de Argentina (ONTI), modificado y adaptado por el Área Tecnológica de la UAC-SIED-UNMDP y está sujeto a revisión.
Recomendaciones básicas para documentos de texto en formato ODT o DOCX
En este apartado se proponen 10 tipos de recomendaciones para generar documentos digitales de texto accesibles en formato ODT o DOCX.
- "Del documento en general"
El nombre del archivo tiene un nombre descriptivo del contenido, y no incluye espacios ni caracteres especiales.
Recomendaciones para la redacción de documentos digitales de texto accesibles (Versión preliminar)
El archivo está guardado en formato ODT o DOCX.
Las propiedades “título” y “autor” del documento se han completado. También otras propiedades como “resumen” y “descripción”, en los casos que estas estén disponibles.
- "Del texto en general"
El lenguaje utilizado es sencillo y la redacción clara y directa.
Las fuentes utilizadas en el documento son Times New Roman, Verdana, Arial, Tahoma, Helvetica, Calibri u otra de lectura sencilla.
El tamaño mínimo de fuente es de 12 puntos.
El interlineado mínimo es de 1,5.
No se incluye texto en formato de imagen.
Las listas se han creado con las funciones propias del procesador de texto y no tipeadas de manera manual.
No se incluyen en el texto objetos, elementos parpadeantes o animados.
No se incluyen imágenes de fondo y/o marcas de agua.
El índice o tabla de contenidos, si se ha incluido, se ha insertado mediante las funciones propias del procesador de texto y no de manera manual.
La numeración de las páginas, si se ha incluido, se ha realizado con la función propia del procesador de texto y no insertada de forma manual.
Las notas al pie, si se han incluido, se realizan a través de la función propia del procesador de texto.
- "Estructura y encabezados"
Se utilizan encabezados de estilo para estructurar el documento (ejemplos: Encabezado 1, Encabezado 2, Heading 1, Heading 2, H1, H2, etc.).
Los encabezados aparecen en el “panel de navegación”.
- "Idioma/s"
El idioma del texto se ha especificado. O si es el caso, se han especificado los diferentes idiomas en el texto y párrafos específicos según corresponda.
- "Enlaces"
El destino, la función o el propósito del enlace es descrito en el mismo o en el texto que lo circunda (se evita el uso de frases como “haga click aquí", "click", "ver enlace", etc.).
Los enlaces conducen al contenido correcto. Se ha realizado esta verificación.
No se ha utilizado un mismo texto para enlazar a diferentes destinos.
- "Tablas"
Las estructuras tabulares se han realizado mediante la función de insertar tabla y no de forma manual. Es decir, no se han utilizado tabulaciones, espacios, etc. para armar tablas.
La tabla respeta un orden lógico de lectura (de arriba a abajo, de izquierda a derecha).
La tabla es simple, no incluye celdas combinadas ni divididas.
No se han dejado celdas en blanco en las tablas.
La tabla tiene a la primera fila seleccionada como “encabezado”.
La primera fila ha sido configurada con la opción “repetir primera columna”.
Se ha deshabilitado la opción que permite que una fila se represente en varias páginas.
Se ha deshabilitado la opción que permite texto alrededor de la tabla.
- "Textos alternativos para imágenes, tablas y otros objetos"
Se proveen textos alternativos para las imágenes, tablas y otros objetos mediante las opciones de “texto alternativo”.
El texto alternativo es realmente descriptivo de la imagen, la tabla o el objeto.
Se provee una descripción adicional a la mencionada en los puntos 7.1 y 7.2, en el texto alrededor de imágenes, tablas u otros objetos, que sean muy complejos.
No se han incluido en el documento objetos flotantes relevantes.
- "Color y contraste"
Se evita el uso del color para enfatizar la importancia de determinado texto, o se ofrece algún método alternativo para destacar dicha importancia.
El texto y las imágenes son fácilmente legibles y visibles en función del contraste con el fondo.
El ratio de contraste es de 4.5:1 o más para texto con tamaño menor a 18 puntos o menor a 14 puntos si el texto se presenta en negrita.
El ratio de contraste es de 3.0:1 o más para texto igual o mayor a 18 puntos o 14 puntos si se presenta en negrita.
→ Herramienta para chequear el ratio de contraste
- "Audio, Video y Multimedia embebidos en el documento"
Se proporciona una alternativa que presenta información equivalente al contenido que sólo incluye audio.
Se proporciona una pista de audio o una alternativa que presenta información equivalente al contenido que sólo incluye video.
Se proporcionan subtítulos para el audio dentro de contenido multimedia.
Se proporciona una audiodescripción para el video dentro de contenido multimedia.
Versión alternativa accesible
Se provee acceso a una versión alternativa accesible, equivalente y actualizada si no se cumplen las recomendaciones anteriores.
Recomendaciones básicas para documentos de texto en formato PDF
Al igual que los documentos ODT y DOCX tratados en el apartado anterior, los
documentos en formato PDF son muy comunes y usualmente generados mediante procesadores de texto. En este último caso, todas las recomendaciones tratadas para los formatos ODT y DOCX son aplicables al formato PDF.
Adicionalmente, pueden consultarse estas recomendaciones de la W3C para generar documentos PDF accesibles (en inglés).
Exportación o guardado de documentos en formato PDF
Si la generación del PDF se realiza con un procesador de texto, ya sea mediante un proceso de “exportación” o “guardado” (la opción varía según el procesador utilizado) debe asegurarse hacerlo habiendo configurado las opciones de accesibilidad disponibles.
En MSWord por ejemplo, al momento de “guardar como” formato PDF bajo la pestaña “Opciones”, deberá asegurarse de marcar la casilla “Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad”; para mayor detalle puede consultar documentación de ayuda oficial de MSWord.
Si en cambio utiliza Open Office o Libre Office, al utilizar la opción “Exportar a PDF” deberá marcar la casilla que agrega a la exportación características de la estructura del documento. La casilla puede denominarse “PDF etiquetado”, “Tagged PDF” (en inglés) o de algún otro modo según el software y la versión que utilice. Más información en Crear PDF accesibles: una necesidad en la era digital
Recursos para evaluar la accesibilidad de los documentos de texto
Las recomendaciones del apartado “Recomendaciones básicas para documentos de texto en formatos ODT y DOCX” permiten realizar la verificación de modo manual, como si se tratara de una lista de comprobación o “checklist”.
A continuación se sugieren algunas herramientas automatizadas que, si bien no contemplan todas las recomendaciones de la primera parte de este documento, permiten una evaluación de accesibilidad rápida. Como es usual en las evaluaciones de accesibilidad, se recomiendan siempre complementar el uso de herramientas “automatizadas” con otros procedimientos “manuales” (navegación por teclado, utilización de lectores de pantalla, etc.).
Evaluar la accesibilidad de documentos en formatos ODT y DOCX
Los usuarios de MSWord pueden realizar un chequeo de accesibilidad automático de documentos en ODT o DOCX mediante el “Comprobador de accesibilidad de MSWord”.
Para archivos en formato ODT (formato nativo en Libre Office y Open Office) y sin usar MSWord, hemos identificado un software gratuito denominado “Herramienta de validación de accesibilidad ODF” (“ODF accessibility validation tool”, en inglés).
NOTA: En el sitio de la W3C pueden consultarse además recomendaciones para formatos de texto plano.
Evaluar la accesibilidad de documentos en formato PDF
Para verificar el cumplimiento de algunas de las recomendaciones del apartado anterior, existen herramientas automáticas.
Entre estas herramientas hemos identificado las siguientes: la herramienta PDF Accessibility Checker que es gratis y puede instalarse localmente en sistemas operativos MSWindows (idioma inglés); existen aplicaciones online, tales como PDF Checker y PAVE Checker.
Cualquiera de los software mencionados señalarán aspectos de accesibilidad a corregir en el documento que se analiza. Es importante volver a mencionar que es recomendable que toda evaluación automática sea complementada con otros métodos de testeo como la navegación mediante teclado, usando lectores de pantalla, etc.
Evaluar el contraste de color
Para evaluar el contraste de color de acuerdo a los ratios recomendados no hemos identificado una herramienta que permita realizar la tarea automáticamente aplicándola al documento. Sin embargo, sí hemos podido identificar múltiples herramientas en línea que permiten calcular los ratios de contraste adecuados para los documentos. Por ejemplo: la aplicación de chequeo de contraste de Web AIM.
Referencias
“Recomendaciones básicas para cumplimiento de las Pautas de Accesibilidad Web”, Oficina Nacional de Tecnologías de Información.
“Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web 2.0” (WCAG 2.0), W3C.
“Creando documentos accesibles en Microsoft Word”, Web AIM. Referencia en inglés, título original: “Creating Accessible Documents - Microsoft Word”.
“Definiendo la Accesibilidad en PDF”, Web AIM. Referencia en inglés, título original: “Defining Acrobat PDF Accessibility”.
“Convirtiendo Documentos a PDF”, Web AIM. Referencia en inglés, título original: “Converting Documents to PDF”.